Акты на списание. Работа над ошибками
Акты на списание. Работа над ошибками
Акты о списании исключенных объектов библиотечного фонда составляются по форме (код по ОКУД 0504144), утвержденной приказом Минфина России от 30.03.2015 г. № 52 н. Каждое структурное подразделение ЦБС, работая с библиотечным фондом, составляет акты на списание объектов БФ по причинам ветхости, устарелости, утраты. Акты предоставляются в отдел комплектования и обработки центральной библиотеки, затем сдаются в бухгалтерию. После этого происходит кропотливая работа по исключению списанных изданий из всех форм библиотечного учета, которой занимаются сотрудники отдела комплектования. От того насколько правильно составлен акт зависит эффективность этой работы и временные затраты.
Основные ошибки, недочеты в составлении актов на списание и требования, предъявляемые к их оформлению
- Ошибочно указываются коэффициенты переоценки с привязкой к году издания, а не к году постановки книги на библиотечный учет. В таблице следует ориентироваться на инвентарные номера документов БФ.
- Путают номера «старого» и «нового» учета. Отсюда возникают ошибки в выборе коэффициента переоценки и в акте, при умножении цены на коэффициент, в сумме получается «0». Инвентарные номера книг, поставленных на учет до и после централизации, зачастую повторяют друг друга. Внимательно смотрите на титульный лист книги. На книгах «нового» учета указывается сигл подразделения ЦБС и штамп ЦБС.
- Акт необходимо формировать по коэффициентам переоценки, а не в разброс. В начале акта следует указывать документы с инвентарными номерами «старого учета», затем индикаторы (72..- 101…) , затем «нового учета».
- Если книга поставлена на учет после 2006 г., то коэффициент переоценки не указывается. В графе ставится прочерк.
- Желательно после названия книги указать год ее издания. Форма акта этого не предусматривает, но указание года издания облегчит процесс дальнейшей работы с актом по исключению выбывших изданий из учетных документов.
- Если списывается несколько экземпляров книги, то в акте каждый указывается отдельно. После инвентарного номера в скобках проставляется номер экземпляра (1), (2) и т.д.
- Включая издания в список на выбытие, обращайте внимание на авторский знак. Зачастую в актах указывают только название книги, несмотря на то, что есть автор. Это затрудняет дальнейшую работу с актом.
- Указывайте оба инициала автора, если они есть в книге.
- Если у книги 2 автора, то следует указывать и второго.
- Ошибка. Уже списанные книги вновь включаются в акт.
- Ошибка. Неправильно указываются инвентарные номера.
- Ошибка. Присылаются акты, в которых не все цены на издания указаны. Если на месте сложно установить по учетным документам цену, то формируйте список таких изданий и присылайте на электронную почту центральной библиотеки. Мы, по имеющимся у нас учетным документам, сделаем это и перешлем вам. Только тогда включайте издания в акт на выбытие.
- Брошюры списываются отдельным актом.
- Перестали списывать по причине устарелости. В основном, списываем по ветхости. Необходимо просмотреть отделы библиотечного фонда 4, 65, 67, 86 на предмет выявления устаревших изданий.
Акты на выбытие документов библиотечного фонда необходимо предоставлять в электронном виде + 1экземпляр в печатном. Количество экземпляров списываемых изданий и сумма должны быть сосчитаны. Кроме того необходимо сделать отдельный документ (файл), где списанная литература должна быть сосчитана по отделам (худож. лит, опл., ест.-научн. и т.д.).