Вы здесь

Акты на списание. Работа над ошибками

Акты на списание. Работа над ошибками

Акты о списании исключенных объектов библиотечного фонда составляются по форме  (код по ОКУД 0504144), утвержденной приказом Минфина России от 30.03.2015 г. № 52 н.  Каждое структурное подразделение ЦБС, работая с библиотечным фондом,  составляет акты на списание  объектов БФ по причинам ветхости, устарелости, утраты.  Акты предоставляются в отдел комплектования и обработки центральной библиотеки, затем сдаются в бухгалтерию.  После этого происходит кропотливая работа по исключению списанных изданий из всех форм библиотечного учета, которой занимаются сотрудники отдела комплектования. От того насколько правильно составлен акт зависит эффективность этой работы и временные затраты.

Основные ошибки, недочеты в составлении  актов на списание и требования, предъявляемые к их оформлению

- Ошибочно указываются коэффициенты переоценки с привязкой к году издания, а не к году постановки книги на библиотечный учет. В таблице следует ориентироваться на инвентарные номера документов БФ.

- Путают номера «старого» и «нового» учета. Отсюда возникают ошибки в выборе коэффициента переоценки  и в акте, при умножении цены на коэффициент, в сумме получается «0».  Инвентарные номера книг, поставленных на учет до и после централизации,  зачастую повторяют друг друга. Внимательно смотрите на титульный лист книги. На книгах «нового» учета указывается сигл подразделения ЦБС и штамп ЦБС.

- Акт необходимо формировать по коэффициентам переоценки, а не в разброс. В начале акта следует указывать  документы с инвентарными номерами  «старого учета», затем индикаторы (72..-  101…) , затем «нового учета».

- Если книга поставлена на учет после  2006 г., то коэффициент переоценки не указывается. В графе ставится прочерк.

- Желательно после названия книги  указать год ее издания. Форма  акта этого не предусматривает, но указание года издания облегчит процесс дальнейшей работы с актом по исключению выбывших изданий из учетных документов.  

- Если списывается несколько экземпляров книги, то  в акте каждый указывается отдельно. После инвентарного номера в скобках проставляется номер экземпляра   (1), (2) и т.д.

- Включая издания в список на выбытие, обращайте внимание на авторский знак. Зачастую в актах указывают только название книги, несмотря на то, что есть автор. Это затрудняет дальнейшую работу с актом.

- Указывайте оба инициала автора, если они есть в книге.

- Если у книги  2 автора, то следует указывать  и второго.

- Ошибка. Уже списанные книги вновь включаются в акт.

- Ошибка. Неправильно указываются инвентарные номера.

- Ошибка. Присылаются акты, в которых не все цены на издания указаны. Если на месте сложно установить по учетным документам цену, то формируйте список таких изданий и присылайте на электронную почту центральной библиотеки. Мы, по имеющимся у нас  учетным документам, сделаем это и перешлем вам. Только тогда  включайте издания в акт на выбытие.   

- Брошюры списываются отдельным актом.

- Перестали списывать по причине устарелости. В основном, списываем по ветхости. Необходимо просмотреть отделы библиотечного фонда 4, 65, 67, 86 на предмет выявления устаревших изданий.

Акты на выбытие документов библиотечного фонда необходимо предоставлять в электронном виде  + 1экземпляр в печатном.  Количество экземпляров списываемых изданий и сумма должны быть сосчитаны. Кроме того необходимо сделать отдельный документ (файл), где списанная литература должна быть сосчитана по отделам (худож. лит, опл., ест.-научн. и т.д.).